هماهنگی در اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی

هرگونه فعالیت روابط‌عمومی موفق، به‌میزان زیادی به «هماهنگی» با ادارات درون‌سازمانی و حتی برون‌سازمانی بستگی دارد.870327-02
این نکته مهم است که همه‌ی مدیران و کارکنان سازمان، ارجحیت‌ها و مأموریت‌ آن‌را بفهمند و بر اساس آن، برنامه‌های خود را تنظیم کنند. اما اگر مدیران، مأموریت و اولویت‌ها را متوجه نشوند، نمی‌توانند با عموم مردم به‌شکل هماهنگی سخن بگویند و از اهمیت آن سازمان به‌عنوان نیرویی مؤثر کاسته می‌شود.

بخش‌های مختلف روابط‌عمومی در دولت، وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها در برخی از کشورها، روش‌های جدیدی را به‌منظور پوشش خبری وسیع‌تر و اثرگذاری بیشتر رویداد‌های خبری خود به‌کار می‌برند که همه‌گی بر محور «هماهنگی» تأکید دارد و امروزه به‌عنوان یکی از وظایف اصلی روابط‌عمومی‌ها از آن نام می‌برند.

هماهنگی، ساز و کاری است که مانع از اتلاف زمان، سرمایه و تلاش‌های منابع انسانی شده و می‌تواند موجب افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت‌های اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی‌ها شود.

به‌زبان ساده می‌خواهم در اینجا از نتایج تجربیات موفق روابط‌عمومی در چند کشور بخن بگویم. روابط‌عمومی وزارتخانه‌ها می‌توانند از سازمان‌های تحت مجموعه‌ی خود بخواهند که هر خبری را که احساس می‌کنند می‌تواند خبر صفحه‌ی اول روزنامه‌ها شود به آ»‌ها گزارش دهند. با این ایده نه‌تنها وزیر، بلکه رئیس‌جمهور هم می‌تواند برخی اخبار اصلی هر یک از وزارتخانه‌ها را اعلام کند. حتی او می‌تواند از هر خبر بحث‌برانگیز، پیش از وقوع آن، باخبر شود. این شکل از پوشش خبری برای یک سازمان بسیار اثرگذار و فراگیر خواهد بود.

این روش یک مزیت دیگر هم خواهد داشت و می‌تواند از ناهماهنگی در اجبرای یک برنامه جلوگیری کند. فرض کنید کسی در وزارتخانه‌ی دیگری ممکن است با اهداف متناقض روی همان برنامه یا موضوع مشغول کار باشد. مطبوعات به‌درستی می‌توانند سؤال کنند: اگر رئیس یک دولت تنمی‌تواند دو وزارتخانه را در مورد یک موضوع در مسیر مشابهی نگه دارد و اگر دو وزارتخانه نمی‌توانند با هم کار کنند، این فرد تا چه‌حد رئیس یا وزیر خوبی است؟

این هماهنگی بین روابط‌عمومی‌ها می‌تواند حتی هنگامی‌که دو مسئول دولتی بر سر موضوعی توافق دارند، با به‌هم آمیختن تلاش‌های‌شان پیام محکم‌تری را برای نفوذ در افکار عمومی ایجاد کند.

عدم اطلاع‌یابی به‌موقع روابط‌عمومی از سیاست‌ها و عدم هماهنگی با مقامات ارشد درون‌سازمانی هم می‌تواند مشکلاتی را به‌وجود آورد. وزیری بدون اطلا از مواضع دولت در موضوعی اظهارنظر می‌کند و حتی موضوع ابتکاری مهمی را اعلام می‌کند، حتی اعلام سیاست‌گذاری که بسیار هم مورد توجه قرار خواهد گرفت. اما این موضوع به‌دلیل عدم اطلاع وزیر از سیاست‌ها در موضوعی خاص، می‌تواند از سوی مقام بالاتر از او در دولت نقض شود. این نقض توسط رئیس جمهور بسیار بیشتر مورد توجه رسانه‌ها قرار می‌گیرد و چهره‌ای عدم هماهنگ و غیرمطلع از آن وزیر نزد مطبوعات و مردم باقی خواهد ماند.

البته فقط تبادل برنامه‌ی کار، بین مسئولین دولتی کافی نیست. روابط‌عمومی‌ها باید برنامه‌های‌شان را با هم و یا با خبرنگاران هماهنگ کنند. هنگامی‌که سازمان‌های دولتی کنفرانس‌های مطبوعاتی مهم را به‌طور هم‌زمان برنامه‌ریزی می‌کنند، روزنامه‌نگاران شدیداً به این تداخل معترض هستند. خبرنگاران بارها بعد از دریافت دورنگار، تلفنی به روابط‌عمومی‌ها اعتراض می‌کنند که همان زمان، برنامه‌ی مطبوعاتی دیگری است، چه کنیم؟

مشکلی دیگر که روابط‌عمومی‌ها مخصوصاً در سازمان‌های بزرگ با آن مواجه‌اند سخن گفتن مطبوعات با افراد غیرمسئول در سازمان است. خصوصاً آن‌که دفاتر این سازمان‌ها در شهر یا کشور دیگر باشند. این مشکل برای روابط‌عمومی نیروی دریایی آمریکا وجود داشت، ولی آن‌ها توانستند این موضوع را به‌خوبی حل کنند. هر روز، نزدیک پایان ساعت کار، دفاتر روابط‌عمومی نیروی دریایی در سراسر جهان، خلاصه‌ای از پرسش‌های مهم رسانه‌ها و رویداد‌های خبری مهم آن روز را، به‌صورت نامه‌ای الکترونیکی به دفتر مرکزی روابط‌عمومی نیروی دریایی در واشنگتن می‌فرستد. دفتر مرکزی، موضوعات و پرسش‌های مهم را خلاصه می‌کند و آن‌را با پست الکترونیکی به دفاتر روابط‌عمومی می‌فرستد.

از سوی دیگر، سخنگویان در صورت نیاز درباره‌ی موضوعات مختلف با دفتر روابط‌عمومی تماس می‌گیرند و پاسخ‌های خود را هماهنگ می‌کنند. این امر مانع می‌شود که مطبوعات هر کدام به سراغ قسمت‌های مختلف نیروی بروند و سعی کنند آن‌ها را وادار به گفتن سخنان متفاوت کنند.

امروزه شبکه‌های داخلی درون‌سازمان‌ها مانند اینترنت نیز در ایجاد هماهنگی توسط روابط‌عمومی‌ها فوق‌العاده نقش داشته و می‌تواند در شکل‌گیری افکار عمومی سازمان و حتی کنترل شایعه‌ها ابزار مفیدی برای روابط‌عمومی‌ها باشد. /ه.د

حسین امامی