الفبای حضور روابط‌عمومی‌ها در اینترنت

مدیر روابط‌عمومی جنرال‌موتورز: اینترنت به‌زودی مهم‌ترین و اصلی‌ترین ابزار کاری ما خواهد شد.smallworldدلیل این اظهارنظر، گزارش نتایج یک تحقیق از این شرکت و شرکت‌هایی چون فورد، نیسان، و سایر است که اعلام می‌کند اینترنت به این شرکت‌ها کمک کرده تا بروشورها و کاتالوگ‌های کم‌تری چاپ کنند و آن‌ها را قادر ساخته این تصاویر را از حالترایج سنتی به‌صورت دیجیتال تبدیلکرده و در وب‌سایت خود قرار دهند.

این روابط‌عمومی‌ها، هم‌اکنون قادر شده‌اند به درخواست‌های غیرممکن رسانه‌ها پاسخ داده و در زمان کوتاه با بهای ارزان، نیاز آن‌ها را تأمین کنند.

کاهش هزینه‌ها:
نتایج این تحقیق همچنین نشان داد سایت‌ها هزینه‌ی بالای روابط‌عمومی‌ها در زمینه‌ی ارسال اطلاعات محصولات جدید، بیوگرافی‌های اختصاصی، اطلاعات خبری، بروشورها و یافتن اطلاعاتی همچون نام‌ها و شماره‌های تماس مقامات و متن سخنرانی‌ها را کاهش داده است. ضمن آن‌که حالااین اطلاعات از هر نقطه‌ی دنیا قابل دریافت است.

کمپانی Bell Atlantic هزینه‌های چاپ بروشورهای خود را به‌علت تهیه‌ی نسخه‌ی دیجیتال آن، ۵۰ درصد در سال گذشته کاهش داده است. سازندگان خودرو شاید بیشتر سودرا در استفاده از سایت‌ها و روابط‌عمومی‌های آنلاین برده‌اند. آن‌ها به‌طور میانگین حدود ۱۵۰ صفحه، عکس و بروشور برای بیش از ۲٫۰۰۰ روزنامه‌نگار ارسال می‌کنند که هر کدام ۲۰۰ دلار هزینه دربر دارد.

بنابراین جات تعجب نیست که شرکت جنرال موتورز بابت عرضه‌ی تصاویر شورلت‌های جدید خود از طریق اینترنت هزینه‌ی قابل ملاحظه‌ای را کاهش داد. اما سایر شرکت‌ها همچون فورد، نیسان، تجربه‌های مشابهی در کسب سود از طریق سایت‌های خود دارند. آن‌ها با قرار دادن تصاویر و اطلاعات محصولات جدید خود در سایت‌هایشان به‌طور میانگین ۲۵ دلار بابت درخواست هر رسانه جهت دریافت اطلاعات، صرفه‌جویی کردند.

حالا اطلاعات مورد نظر این شرکت‌ها مستقیماً به آدرس الکترونیکی روزنامه‌نگاران ارسال می‌شود که این امر تأثیر مهمی بر زمان و هزینه‌ی آن‌ها داشته است.

***

همچنان‌که نتایج این تحقیق نشان می‌دهد اینترنت، انقلابی بزرگ و عملی در کار روابط‌عمومی‌ها ایجاد کرده و این انقلاب نه‌تنها روش ارتباط روابط‌عمومی‌ها را تغییر داده بلکه طبیعت خود ارتباطات را نیز عوض کرده است.
اما روابط‌عمومی‌ها برای حضور مؤثر در اینترنت چه باید بکنند؟

۱- توسعه‌ی محتوای آنلاین:

– متن‌ها و اطلاعات:
متن‌ها و اطلاعات در واقع مهم‌ترین ابزار شما در سایت روابط‌عمومی محسوب می‌شود. بهاین ترتیب که ارائه‌ی اطلاعاتکم‌اهمیت در جلوی دید مخاطب و اطلاعات پُرمراجعه دربدترین نقطه‌ی سایت می‌تواند موجب از دست رفتن مخاطب و سردرگمی ایشان شود. پس چینش اطلاعات در سایت از اهمیت بالایی برخورداراست.

– تصاویر با هدف پشتیبانی از متون:
هیچ‌چیز بدتر از این نیست که در سایت یک روابط‌عمومی، عکس‌های مربوط به آن مجموعه به‌همراه تصاویر مدیران، یافت نشده و یا با کیفیت پایین در دسترس باشد.

– برنامه‌های شناسایی:
سایت یک روابط‌عمومی باید به‌علت و چرایی مراجعه‌ی یک بازدیدکننده از سایت کاملاً پاسخ دهد. پس تلاش کنید تا در اولویت‌بندی اطلاعات بهترین گزینه‌ها را انتخاب کنید.

* برنامه‌های پاسخی:
– دوگانگی امکان ارتباط با مراجعان، مخاطبان، دوستان و دشمنان:
مخاطبان شما دائماً به‌دنبال یافتن اطلاعات جدید هستند پس باید به هر ترتیب که شده نیازهای جدید مخاطبان خود راشناسایی کرده و اطلاعات را در اختیار آن‌ها بگذارید. شک نداشته‌باشید که اگر در این مورد کُندی بکنید احتمال این‌که اطلاعات غلط یا ناقص سایت دیگری به‌عنوان مرجع، مورد استناد روزنامه‌های مختلف قرار گیرد وجود داشته و داستان پیشگیری بهتر از درمان است را نیز می‌دانید.

*سایر اطلاعات مورد نیاز:
– دائمی (شامل اطلاعات کلی از شکل و عملکرد سازمان، درج عکس، سمت و تلفن مقامات سازمان).
– موقت (شامل اطلاعات روزانه و اخبار)
مخاطب یک سایت به هر دو نوع اطلاعات نیاز دارد.

۲- ردیابی آنلاین:
دوستان، مخاطبان و دشمنان شما دائماً آنلاین بوده و بدون آن‌که بدانید مشغول تبلیغ و یا تضعیف سازمان شما هستند. اما برای آن‌که بفهمید این اتفاقات چگونه و در کجا ساخته و هدایت می‌شود با یک چالش مواجه هستید:
– چالش یافتن مخاطبان در دنیای وسیع اینترنت

راهکارها:
در این خصوص پیشنهادات زیر مطرح است:
– شناسایی سایت‌ها، وبلاگ‌ها، پورتال‌ها و اتاق‌های گفتگوی مرتبط با زمینه‌ی فعالیت سازمان شما
– یافتن روش‌های ارتباطی برای نفوذ و تأثیرگذاری (یادتان نرود که این محیط مجازی دوطرفه بوده و شما نیز به‌عنوان یک مخاطب می‌توانید به‌نوعی در مباحث به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم شرکت نمایید.
نکته: روزنامه‌نگاران و خبرنگاران همواره در اینترنت به‌دنبال نکته‌ی بحث‌برانگیز و سوژه هستند. پس شناسایی و یافتن سرنخ‌ها، هشدار مهمی جهت آمادگی در برابر داستان‌های جدید است.

۳- حضور فعال:
افزایش سایت‌ها، اخبار و اطلاعات دولتی لزوم حضور فعال روابط‌عمومی‌ها را در اینترنت کاملاً توجیه می‌کند. استفاده از روش‌های زیر، این کار را آسان می‌کند:
– تعقیب اخبار و رویدادها
– استفاده از جستجوگرها
– ارسال دائم اخبار و اطلاعات به مکان‌های مناسب
– تماس مستقیم با مخاطبان و منتقدان
– اینترنت، مکانی است که امکان پاسخ فوری برخلاف رسانه‌های سنتی وجود دارد.
– انجام لابی‌های آنلاین:
کنترل دائم اخبار موجود در اینترنت از اصول پایه‌ای روابط‌عمومی‌های آنلاین است. اما این امر به‌تنهایی کافی نبوده و بایدتأثیر اطلاعات بر سازمان و یافتن راهکارهای احتمالی نیز بررسی شود.

ادامه دارد…

علی شمیرانی